نکات مهم در طراحی و تجهیز سالن همایش در ایران چیست؟
طی سال‌های اخیر، سالن‌های همایش نقش غیرقابل‌انکاری در پیشبرد اهداف کاری، هنری و غیره داشته‌اند؛ بنابراین طراحی و تجهیز سالن آمفی تئاتر یا همایش بسیار حائز اهمیت است. برگزاری یک همایش نیازمند توجه به نکات متعددی دارد:
- طراحی محیطی متناسب با هدف برگزاری همایش
- تأمین رفاه و راحتی افراد شرکت کننده
- به‌کارگیری تجهیزات متناسب
در نظر گرفتن نکات طرح‌شده و در کنار استفاده از ایده‌های جدید و خلاقانه، منجر به برگزاری همایشی بی‌نظیر خواهدشد. چنانچه قصد طراحی یا راه‌اندازی یک همایش در ایران را دارید، با ما همراه باشید تا نکاتی کاربردی در این زمینه را ذکر کنیم.
نکات مهم در طراحی و تجهیز سالن همایش
۱. نیازهای خود را در نظر بگیرید!
با توجه به اینکه همایش‌های متفاوت با اهداف گوناگون برپا می‌شوند، شناخت نیازها در مرحله نخست، نقش مهمی در برنامه‌ریزی برای سایر مراحل دارد. از طرفی طراحی سالن همایشی که کلیه نیازهای شما را برآورده کند، کار ساده‌ای نخواهدبود.
به‌همین جهت، نیازهای مختلف باید اولویت‌بندی شوند. چنانچه فضای در دسترس شما بزرگ باشد، این امکان وجود دارد که می‌توان نیازهای مختلف را برطرف کرد؛ در نتیجه سالن همایشی را طراحی کنید که استانداردهای شما را برآورده کند.
۲. هدف، نکته ساده کلیدی است!
پس از مشخص‌کردن نیازها، بهتراست که هدف همایش موردنظر را در اولویت قرار دهید. همانطور که می‌دانید، انواع گوناگونی از همایش‌ها وجود دارند که طراحی و تجهیز سالن همایش بر اساس معیارهای به خصوصی صورت می‌گیرد:
طراحی سالن کنفرانس
سالن‌های کنفرانس، مکانی جهت مشورت و تبادل نظرات مختلف هستند. توجه به تعداد افراد شرکت‌کننده در کنفرانس، تهیه صندلی راحت، استفاده از میزگرد و بسیاری از نکات دیگر، در طراحی یک سالن کنفرانس مناسب، تأثیرگذار خواهدبود.
البته لازم به ذکر است که انواع مختلفی از سالن‌های همایش وجود دارد که هر یک استانداردهای مختص به خود را دارند؛ در ادامه برخی از آنها را موردبررسی قرار خواهیم داد:
طراحی سالن تئاتر
طراحی سالن تئاتر باید به گونه‌ای باشد که کلیه حضار، حتی افرادی که در دورترین بخش سالن قرارگرفته‌اند، به‌راحتی سن را مشاهده کنند. علاوه بر این، توجه به نورپردازی، نزدیک‌بودن صندلی‌ها به یکدیگر جهت ایجاد محیطی صمیمی حائز اهمیت خواهدبود.
طراحی سالن کنسرت
از دیگر انواع سالن‌های همایش، سالن کنسرت است که در طراحی و تجهیز سالن همایش نیز باید به نکات متعددی توجه داشت. نحوه پخش صدا در سالن، نحوه چینش صندلی‌ها، نورپردازی و بسیاری از فاکتورهای دیگر در طراحی سالن کنسرت مهم خواهدبود.
۳. کمبود فضا و خلاقیت بیشتر
اجازه ندهید که کمبود فضا مانع از اجرای طرح‌های خلاقانه شما شود؛ در صورتی که به بخش‌های جداگانه‌ای جهت پیاده‌سازی طرح خود دارید، از جداکننده‌های عایق صدا استفاده کنید. بدین ترتیب، فضای لازم جهت اجرای ایده‌های مختلف شما فراهم می‌شود.
علاوه بر این، این امکان فراهم می‌شود که با ایجاد بخش‌های مختلف در سالن‌های کنفرانس، فضای خصوصی موردنیاز افراد را فراهم کنید.
۴. از تجهیزات مختلف بهره گیرید!
علاوه بر به‌کارگیری صندلی‌های راحت یا میز، توجه به طراحی دیوارها و سطوح مختلف نیز از دیگر نکات مهم در طراحی و تجهیز سالن همایش است. بسیاری از سالن‌های کنفرانس جهت نمایش نمودارها، جداول و تحلیل داده‌های مختلف به تجهیزاتی نیاز دارند.
استفاده از تخته‌های وایت‌برد یا شیشه‌هایی جهت نوشتن نکات مهم نیز ایده خوبی است که در بسیاری از سالن‌های کنفرانس عملی می‌شود.
۵. به‌کارگیری فناوری‌های گوناگون
تکنولوژی و فناوری عاملی است که بازده همایش‌های مختلف را بهبود می‌بخشد. به‌کارگیری فناوری‌های بی‌سیم متناسب با همایش موردنظر، نه تنها حضار را به وجد می‌آورد، بلکه تجربه‌ای بی نظیر را در اختیار آنان قرار خواهدداد.
به طور مثال در بسیاری از سالن‌های کنفرانس، از لپ‌تاپ استفاده می‌شود که اتصال بی‌سیم آنها به سیستم مرکزی، منجر به افزایش بازدهی و درک بهتر از فضای کاری خواهدشد.
۶. روشنایی را فراموش نکنید!
طراحی نورپردازی سالن‌ها همایش و کنفرانس بسیار مهم است؛ به ویژه اگر از تجهیزات کنفرانس ویدیویی استفاده شود.
جالب‌است؛ بدانید که استفاده از نور طبیعی منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود؛ به همین جهت است که توصیه می‌شود، در طراحی سالن‌ها همایش یا کنفرانس، تا حد امکان از نور طبیعی بهره گیرید.
طراحی پنجره‌های بزرگ و عدم استفاده از نورهای فلوئورسنت، ایده‌ای فوق‌العاده جهت طراحی سالن‌های کنفرانس است. البته به‌کارگیری پرده‌های متناسب با این نوع سالن‌ها، مانع از ورود نور خیره‌کننده به داخل سالن خواهدشد.
در صورتی که به نور طبیعی دسترسی ندارید، از لامپ‌هایی استفاده کنید که گرمای زیادی را ایجاد نمی‌کنند؛ نورپردازی دقیق و مناسب، از خستگی چشم‌ها جلوگیری می‌کند.
۷. از تأثیر رنگ‌ها غافل نشوید!
بر اساس مطالعات روانشناسی صورت گرفته در رابطه با رنگ‌ها، افزایش بهره‌وری و رنگ‌ها ارتباط مستقیمی با یکدیگر دارند.
- به‌کارگیری رنگ‌های ملایمی همچون آبی و سبز منجر به افزایش تمرکز و حفظ آرامش می‌شوند.
- در مقابل، در سالن‌های همایشی که به هیجان بیشتری نیاز است، بهتراست که از رنگ‌های جذاب‌تری همچون بنفش و قرمز استفاده شود.
- به‌کارگیری رنگ زرد روشن نیز جهت افزایش خلاقیت و نوآوری و ایجاد محیطی گرم، ایده‌آل خواهدبود.
بنابراین از رنگ‌های موجود در طبیعت بهره گیرید و با این کار، اهداف خود از برگزاری همایش‌های مختلف را تحقق بخشید؛ در نهایت همایش شما به تجربه‌ای به یادماندنی برای شرکت‌کنندگان تبدیل خواهدشد.
۸. از طبیعت ایده بگیرید!
اگرچه اضافه‌کردن نور طبیعی به سالن‌ها همایش، ایده بسیار خوبی است؛ اما بهتراست که به سایر جنبه‌های طبیعت نیز توجه داشته‌باشیم. به طور مثال، مطالعه‌ای وجود دارد که نشان می‌دهد، حضور در محیط‌های تزئین شده با گیاهان، به طور میانگین 15% خلاقیت افراد را افزایش می‌دهد؛ به همین جهت استفاده از آنها در سالن‌های کنفرانس به‌شدت توصیه می‌شود.
در صورتی که امکان استفاده از گیاهان در فضای موردنظر شما وجود ندارد، به‌کارگیری تابلوهایی از طبیعت نیز، احساس آرامش را به افراد القا خواهدکرد.
۹. امکانات اضافی را در نظر بگیرید.
اگرچه همایش‌های مختلف، به شیوه‌هایی گوناگونی برگزار می‌شوند؛ اما آنچه در کلیه همایش‌ها ثابت است، نیاز افراد به امکانات گوناگون خواهدبود. در ادامه برخی از امکانات موردنیاز شرکت‌کننده‌ها در همایش را بیان خواهیم‌کرد:
- در نظر گرفتن مسیرهای خروجی
- دسترسی به آب
- دسترسی به مواد غذایی
- دسترسی به سرویس‌های بهداشتی
- در نظر گرفتن سطل زباله در قسمت سرویس‌های مختلف همایش
- دسترسی به کاغذ و قلم در صورت نیاز
۱۰. زمان موردنیاز را در نظر بگیرید.
اجرایی‌شدن برخی از ایده‌ها به مدت‌زمان طولانی نیاز دارد؛ بنابراین مدت‌زمان در اختیار خود را در نظر بگیرید و طراحی تجهیز سالن همایش را بر اساس زمان، برنامه‌ریزی کنید.
چک‌لیست کاملی از آنچه بدان نیاز دارید؛ تهیه کنید. این امر مانع از فراموشی نکات مهم خواهد شد و در نتیجه به شما در طراحی هرچه بهتر و کامل‌تر سالن‌های همایش کمک خواهدکرد.
در نهایت بر اساس آنچه بیان شد، معیارها و فاکتورهای مختلفی در طراحی و تجهیز سالن همایش دخیل هستند. اما توجه به برخی از نکات مشترک، در برگزاری همایش‌های مختلف بسیار کمک‌کننده خواهدبود.
همه افراد به دنبال برگزاری همایشی بی‌نقص هستند؛ در نظر گرفتن جوانب مختلف و نیازهای افراد شرکت‌کننده، مسیر حرکت را به شما نشان خواهد داد. با این کار، تجربه‌ای فوق‌العاده در ذهن افراد ثبت خواهیدکرد و به اهداف خود از برگزاری همایش دست پیدا می‌کنید.
منابع:
عالی بود……
ممنون از توضیحات کاملتون….