تجهیزات سالن همایش چقدر در برگزاری همایش تأثیر دارد؟
تجهیز سالن همایش، بر افزایش بهره‌وری تأثیرگذار خواهدبود. در واقع افراد بسیاری استفاده از تجهیزات برگزاری همایش را عامل موفقیت کنفرانس‌ها می‌دانند و به سرمایه‌گذاری بر تجهیزات تاکید دارند.
به کمک این نوع سرمایه‌گذاری نه تنها در وقت شما، کارمندان و مشتریان شما صرفه‌جویی خواهدشد، بلکه این امکان فراهم می‌شود که چنین افرادی با کمترین دردسر به اهداف خود از برگزاری همایش‌ها دست پیدا کنند.
چنانچه در همایش‌های مختلف شرکت کرده‌باشید، حتماً می‌دانید که مباحث مختلف و گسترده‌ای در آنها مورد بحث قرار می‌گیرند. به‌کارگیری تجهیزات مختلف منجر به آن خواهد شد که بسیاری از مباحث در بازه زمانی کوتاه تحت پوشش قرار گیرند.
چنانچه در رابطه با سایر تأثیرات تجهیزات برگزاری همایش کنجکاو هستید، با ما همراه باشید تا اطلاعات مفیدی در اختیار شما قرار دهیم.
تأثیر تجهیزات برگزاری همایش
جهت برگزاری یک همایش مفید و بی‌نقص، باید از تجهیزات متفاوتی استفاده کرد؛ به همین جهت در ادامه قصد داریم که برخی از این تجهیزات را معرفی کنیم و تأثیر آنها در برگزاری همایش را ارزیابی کنیم.
۱. استفاده از تکنولوژی بی‌سیم
حتماً برای شما نیز اتفاق افتاده است که به دلیل پیدا نکردن دانگل مناسب جهت اتصال به پروژکتور، افراد شرکت‌کننده در کنفرانس را منتظر گذاشته‌اید یا ناچار مجبور به اتلاف وقت شده‌اید. برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقی چه باید کرد؟
پاسخ استفاده از تجهیزات و فناوری‌های بی‌سیم است؛ استفاده از سیستم‌های وایرلس، نه تنها دیگر نیازی به اتلاف وقت برای پیداکردن دانگل ندارد، بلکه به شما کمک خواهدکرد که با آمادگی بیشتری در همایش‌ها و کنفرانس‌ها شرکت کنید.
۲. استفاده از قابلیت‌های ویدئوکنفرانس
این روزها تقریباً همه افراد این امکان را دارند که در هر نقطه از دنیا، به کمک اینترنت و دوربین، با دیگر نقاط ارتباط برقرار کنند. بسیاری از مدیران و کارمندان به دلیل مشغله‌کاری، این امکان را ندارند که در همایش یا کنفرانس‌ها شرکت کنند.
به‌کارگیری تجهیزات ویدئوکنفرانس، کاربردی‌ترین راهکاری است که پیش‌روی افراد قرار دارد. علاوه بر این، افراد قادر خواهندبود که از مزایای حضور در همایش‌ها بهره‌مند شوند و ایده‌های خود را با سایر افراد در میان بگذارند.
جهت برخورداری از تجربه‌ای بی‌نظیر در ویدئوکنفرانس‌ها، توجه به عوامل زیر حیاتی خواهدبود:
- بررسی نحوه عملکرد دوربین‌ها
- استفاده از میکروفون و تنظیم صداگذاری در همایش
- بررسی عملکرد صحیح دستگاه‌های پخش‌کننده
بنابراین پیش از تجهیزات برگزاری همایش به ویدئوکنفرانس، در رابطه با نیاز به چنین فناوری اطمینان حاصل کنید و در صورتی که قصد استفاده از آنها در همایش را دارید، دستگاه‌ها را امتحان کنید و مطمئن شوید که سیستم‌ها به درستی عمل می‌کنند.
۳. دسترسی به WiFi
وجود امواج WiFi قوی، در کنار اتصال سریع و پشتیبانی از تعداد افراد شرکت‌کننده در همایش‌ها الزامی است. در واقع اکثر تکنولوژی‌های مورداستفاده در همایش‌ها و کنفرانس‌ها، به کمک WiFi کار می‌کنند.
بنابراین هر شخصی که در سالن همایش قرار دارد، باید تا حد معقولی از WiFi برخوردار شود. در رابطه با سهولت اتصال به WiFi خود و شرکت‌کنندگان اطمینان حاصل کنید و در صورتی که نقصی در اتصال وجود دارد، حتماً ایرادات را برطرف کنید.
به کمک این اقدام، نه تنها در جلسه همایش با مشکلی مواجه نخواهیدشد، بلکه زمان شما در همایش نیز اطلاق نمی‌شود.
۴. پلتفرم‌های مدیریت پروژه
بسیاری از اقداماتی که در همایش‌ها یا سالن‌های کنفرانس اجرا می‌شوند، پیش‌تر برنامه‌ریزی شده‌اند. برخی از نکاتی که در چک‌لیست برنامه‌ریزی جهت تجهیز سالن همایش‌ها باید در نظر داشت، شامل موارد زیر می‌شود:
- برنامه‌ریزی جهت طراحی ساختار اجرا و ارائه
- اطمینان از دستیابی افراد به اهداف خود
- تهیه یک جدول زمانی دقیق
- نحوه تقسیم‌بندی کارها
بنابراین به کمک برنامه‌های مدیریتی مختلف و تجهیزات گوناگون، این امکان وجود دارد که یک همایش را به طور کامل و استثنایی برگزار کرد.
۵. استفاده از بردهای الکتریکی
از دیگر تجهیزاتی که در همایش‌ها یا کنفرانس‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد، می‌توان به تخته وایت‌برد یا بردهای الکتریکی اشاره کرد. هنگامی که ایده‌ها و تفکرات افراد، ترسیم می‌شود، امکان برقراری ارتباط با آنها بسیار ساده‌تر خواهدشد.
بنابراین در صورتی که قصد دارید؛ توجه و نگاه‌ها را در همایش‌های مختلف به خود جلب کنید، استفاده از بردهای مختلف را به شما توصیه می‌کنیم. علاوه بر این ارائه توضیحات کاربردی‌تر نیز به واسطه این بردها امکان‌پذیر است.
کاربرد تجهیزات برگزاری همایش
آنچه پیش از تجهیز سالن همایش‌ها حائز اهمیت است، آگاهی از تأثیر آنها بر نتیجه نهایی خواهدبود. با گسترش فناوری و تکنولوژی، استفاده از تجهیزات نیز به صورت روزافزون با افزایش همراه بوده‌است.
برخی از این تجهیزات عبارت‌است از:
- مانیتورها و پروژکتورهای بزرگ
- امکان به اشتراک‌گذاشتن صفحات
- سیستم‌های ضبط صدا و تصویر
- و غیره
در حال حاضر 85% از برگزارکنندگان همایش‌ها و کنفرانس‌های مختلف در دنیا، از چنین امکاناتی بهره می‌برند و از آنها جهت دستیابی به موفقیت‌های بیشتر استفاده می‌کنند.
نقش تجهیزات در برگزاری همایش‌ها
تجهیز سالن همایش به فناوری و امکانات مختلف، نه تنها برای برگزارکنندگان بلکه برای افراد شرکت کننده در همایش‌ها نیز مفید واقع شده است. در ادامه برخی از تأثیرات این تجهیزات را موردبررسی قرار خواهیم داد:
کاهش اتلاف وقت
شاید مهم‌ترین مزیت استفاده از تجهیزات برگزاری همایش را پیشگیری از اتلاف زمان، باید دانست. در واقع فناوری‌های نوین، به انسان در حفظ لحظه‌ها کمک می‌کنند و با تسریع امور مختلف، مانع از هدر‌رفتن زمان می‌شوند.
عدم اتلاف انرژی
حضور در سالن همایش یا شرکت در کنفرانس برای همه افراد مقدور نیست. امروزه با استفاده از تجهیزات جدید، این امکان فراهم شده‌است که بدون هیچ‌گونه اتلاف انرژی در همایش‌ها شرکت کرد و از مزایای آنها برخوردار شد.
دسترسی به اطلاعات در مدت‌زمان کوتاه
تجهیز سالن همایش به فناوری‌ها این امکان را برای افراد فراهم می‌کند که در مدت‌زمان کوتاهی به حجم بالایی از داده‌ها دسترسی پیدا کنند و دیگر نگرانی از بابت در دسترس‌نبودن داده‌های مختلف وجود نداشته‌باشد.
افزایش خلاقیت و نوآوری
هدف از برگزاری بسیاری از همایش‌ها، ایجاد خلاقیت و پرداختن به ایده‌های گوناگون است؛ در واقع این ایده‌ها هستند که کسب و کارهای مختلف را سرپا نگه‌داشته‌اند. بنابراین در صورتی که از تجهیزات مناسب در همایش‌ها استفاده شود، تمرکز افراد به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.
در ادامه این امکان فراهم می‌شود که شرکت‌کننده‌ها بهره‌وری بیشتری از برگزاری همایش داشته‌باشند.
برقراری ارتباط
ابزارها و برنامه‌های مختلفی وجود دارند که به کمک آنها می‌توان با سایر اعضای حاضر در همایش‌ها یا افراد برگزارکننده همایش ارتباط برقرار کرد. در واقع تجهیز سالن همایش، این امکان را فراهم می‌کند که شرکت‌کنندگان انتقادات و پیشنهادات خود را با برگزارکنندگان همایش‌ها در میان بگذارند.
در نهایت بر اساس آنچه بیان شد، تجهیزات سالن نقش غیرقابل‌انکاری در برگزاری هرچه بهتر همایش‌ها دارند. در واقع در صورتی که این تجهیزات به درستی و مطابق با نیازها انتخاب شوند، بازدهی نهایی همایش‌ها افزایش پیدا خواهد کرد.
تأمین راحتی و امنیت شرکت‌کنندگان، به کمک تجهیز سالن همایش‌ها امکان‌پذیر خواهدبود. با این اقدام، دستیابی به اهداف برگزاری همایش‌ها دیگر یک رویا نخواهد بود و مسیر رسیدن به این مهم، به کمک تجهیزات مختلف، ساده و بدون مانع خواهدشد.
منابع:
عالی بود….
تو یه سالن خوب اولین چیزی که مخاطبین متوجهش میشن. تجهیزات صوتی و تصوسرس سالن که باعث جذب اونا میشه.