عوامل مؤثر در انتخاب تجهیزات سالن همایش کدامند؟
پیشرفت تکنولوژی و استفاده از تجهیزات به‌روز در تمامی حوزه‌ها به چشم می‌خورد؛ در نتیجه سالن‌های همایش نیز از این قاعده مستثنی نبوده‌اند. به‌کارگیری و تجهیزات جدید در همایش‌ها، در بخش‌های مختلفی صورت گرفته است که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تجهیزات صوتی
- تجهیزات تصویری
- نورپردازی
- دسترسی به اینترنت
به همین جهت است که سالن‌های همایش امروزی، شباهتی به سالن‌های همایش قدیمی ندارند. تجهیز سالن همایش ، نیاز به دقت و در نظر گرفتن جنبه‌های گوناگون کار دارد؛ توجه به عوامل دخیل در انتخاب این تجهیزات، منجر به طراحی سالن همایشی استثنایی خواهد شد.
بنابراین در صورتی که قصد طراحی سالن بی‌نظیری را دارید، با ما همراه باشید تا معیارهای مؤثر بر انتخاب تجهیزات سالن همایش را موردبررسی قرار دهیم.
عوامل مؤثر در انتخاب تجهیزات سالن همایش
هر نوع همایشی با یک ایده شروع می‌شود؛ که این ایده یا منجر به افزایش آگاهی در رابطه با موضوعی به‌خصوص خواهدشد یا بستری جهت پردازش ایده‌های جدیدتر می‌شود. برنامه‌ریزی برای برگزاری همایشی بی‌نقص، امری ضروری است.
در واقع با در نظرگرفتن نیازهای اولیه و برنامه‌ریزی جهت رفع نیازها، این امکان فراهم می‌شود که درک خوبی از تجهیزات و فناوری‌های موردنیاز خود به دست آورید؛ اما چه عواملی بر انتخاب این تجهیزات تأثیر می‌گذارند؟
۱. بودجه
از جمله عوامل محدودکننده در تجهیز و انتخاب تجهیزات سالن، بودجه و سرمایه در اختیار است. در نظرگرفتن نیازهای اساسی یک سالن همایش، مانع از صرف هزینه بیهوده خواهدشد.
بنابراین پیش از انتخاب تجهیزات، گزینه‌های مختلف را در نظر بگیرید؛ تجهیزاتی را انتخاب کنید که واقعاً به آنها نیاز دارید و هزینه‌ای بابت امکاناتی که احتیاجی به آنها نیست، نپردازید.
۲. سهولت استفاده
سهولت کاربری، از جمله عوامل مهم در انتخاب تجهیزات سالن همایش است؛ بنابراین شما باید به دنبال تجهیزاتی باشید که هر فردی، این امکان را داشته‌باشد که به راحتی از آنها استفاده کند.
پرسنل همایش‌ها، به طور دائم تغییر می‌کنند، به همین جهت سیستم‌ها و فناوری‌های نوین، باید به گونه‌ای باشند که پرسنل جدید نیز به سرعت، با نحوه کارکرد آنها آشنا شوند و نگرانی از بابت آموزش به آنها وجود نداشته‌باشد.
علاوه بر این سادگی سیستم‌ها و تجهیزات مورداستفاده سبب می‌شود که نصب آنها نیز به مدت‌زمان کمتری نیاز داشته‌باشد.
۳. تعداد افراد شرکت‌کننده در همایش
آیا قصد دعوت تعداد زیادی از افراد جهت شرکت در همایش را دارید یا تنها به حضور افراد محدودی بسنده می‌کنید؟ تجهیزات مورداستفاده در سالن همایش، باید در دسترس همه افراد شرکت‌کننده در همایش قرار گیرد.
این نکته در انتخاب نوع تجهیزات و مشخصات مختص به آن تأثیرگذار خواهدبود. در نظرگرفتن این عامل مؤثر، سبب می‌شود که کلیه افراد از امکانات در دسترس، بهره‌مند شوند؛ در نتیجه میزان بازدهی و بهره‌وری به‌طور چشمگیری افزایش پیدا خواهدکرد.
۴. ارائه پشتیبانی فنی
آیا فرد یا افراد برگزارکننده همایش‌های مختلف، از نحوه چگونگی کار با سخت‌افزار و نرم‌افزارهای مختلف آشنا هستند؟ به احتمال زیاد پاسخ، خیر است. به همین دلیل، شما به یک تیم پشتیبانی فنی جهت انجام اقدامات زیر نیاز خواهید داشت:
- نصب سیستم‌ها و تجهیزات مختلف
- آزمایش سیستم‌ها
- تنظیم سیستم‌ها بر اساس نیاز شما
- ارائه مشاوره پیش از برگزاری همایش، در رابطه با انتخاب و نحوه استفاده از سیستم‌ها
علاوه بر مواردی که ذکر شد، استفاده از خدمات تیم پشتیبانی، احتمال آسیب و خسارت‌دیدن تجهیزات را کاهش می‌دهد. توجه به این عامل مؤثر در تجهیز سالن همایش، شما را بی‌نیاز از نظارت فنی در طول برگزاری همایش می‌کند.
۵. امکان ادغام تجهیزات
ادغام سیستم‌های مختلف و امکان استفاده همزمان از چندین دستگاه مختلف، از دیگر عوامل مهم در انتخاب تجهیزات سالن همایش است. فناوری‌های مختلف باید به گونه‌ای طراحی‌شده باشند که به راحتی با سایر تجهیزات ارتباط برقرار کنند.
بنابراین تجهیزات مختلفی همچون سیستم‌های ویدئوکنفرانس، تخته‌های الکتریکی، پخش صدا و بسیاری از تجهیزات دیگر باید در تعامل با هم باشند و در نهایت تجربه‌ای فراموش‌نشدنی را برای افراد شرکت‌کننده رقم بزنند.
۶. محل قرارگیری شرکت‌کننده‌ها و دسترسی آنها به تجهیزات
اگرچه اتصال به اینترنت شما را به هر مکانی پیوند می‌دهد؛ اما عواملی نیز وجود دارند که این مهم را تغییر می‌دهند:
- تفاوت در مشخصات فنی سیستم‌ها
- تفاوت در دسترسی به اینترنت
- تفاوت از لحاظ زمانی
بنابراین در صورتی که قصد برگزاری همایش بی‌نقص را دارید، بهتراست؛ اطمینان حاصل کنید که افراد شرکت‌کننده در همایش، به تجهیزات دسترسی دارند. در این حالت، میزان بهره‌وری از همایش نیز افزایش پیدا خواهد کرد.
با اصول اولیه تجهیزات کنفرانس آشنا شوید
بسته به نوع همایش یا کنفرانسی که میزبانی آن بر عهده شما قرار دارد، به انواع مختلفی از تجهیزات نیاز پیدا خواهیدکرد. در برخی از موقعیت‌ها ممکن‌است که از افراد شرکت‌کننده درخواست شود که تجهیزات موردنیاز خود را به‌همراه داشته‌باشند و در برخی مواقع نیز برگزارکنندگان همایش، امکانات موردنیاز را در اختیار شرکت‌کننده‌ها قرار خواهندداد.
در صورتی که مورد دوم را انتخاب کرده‌اید، بهتراست که با تجهیزات ضروری اتاق کنفرانس آشنا شوید:
تخته وایت‌برد و قلم
ممکن‌است که نیاز باشد، نکات مهم و کلیدی روی تخته نوشته شوند و از این طریق به نکته مطرح‌شده تاکید شود. علاوه بر این، استفاده از وایت‌برد، به توضیح بهتر در رابطه با موضوعات مطرح‌شده کمک می‌کند.
صندلی و میزها
صندلی و میز همایش را بر اساس فضای در اختیار و تعداد شرکت‌کنندگان انتخاب کنید. نوع میز و صندلی‌ها و چیدمان آنها در ایجاد محیطی صمیمی و دوستانه تأثیر دارد. علاوه بر این، انتخاب صندلی‌های غیراستاندارد نیز برای شرکت‌کنندگان در همایش آزاردهنده خواهدبود و مانع از تمرکز آنها می‌شود.
پروژکتورها
از جمله کاربردی‌ترین فناوری‌های مورداستفاده طی سال‌های اخیر، ویدئو پروژکتورها هستند. نکته مهمی که در رابطه با این موضوع مطرح است، دسترسی کلیه افراد به ویدئو پروژکتور است.
اگرچه استفاده از این فناوری ایده‌آل خواهدبود اما در صورتی که همه افراد، دید خوبی نسبت به آن نداشته‌باشند، بی‌نظمی در همایش ایجاد خواهدشد.
کابل‌ها
هیچ چیز به اندازه کابل‌ها در به تعویق‌انداختن همایش‌ها مؤثر نیست! بنابراین پیش از برگزاری همایش‌ها از کارکرد آنها اطمینان حاصل کنید و چندین مرتبه آنها را امتحان کنید.
با این کار مطمئن خواهیدشد که در هنگام برگزاری و تجهیز سالن همایش، با مشکلی مواجه نخواهیدشد.
سیستم صوت
در صورتی که جهت برگزاری همایش به سیستم‌های تقویت صدا و بلندگو نیاز دارید، تجهیزات مربوط به آن را فراهم کنید. اطمینان حاصل کنید که بلندگوها به درستی کار می‌کنند. اتصالات مربوط به آنها سالم است.
علاوه بر این، قراردادن بلندگوها در بخش‌های مختلف سالن و توجه به کیفیت صدا، منجر به جلب نظر شرکت‌کنندگان خواهدشد.
در نظرگرفتن تجهیزات رفاهی
استفاده از تجهیزات آب سردکن یا دستگاه‌های آب‌جوش، از دیگر امکاناتی است که در هنگام تدارک یک همایش فوق‌العاده باید بدان توجه داشت. با این کار نیازهای افراد شرکت‌کننده در همایش در مدت‌زمان کوتاهی برطرف خواهدشد.
در نهایت بر اساس آنچه بیان شد، عوامل متعددی در تجهیز همایش‌ها تأثیرگذار هستند. در واقع به‌کارگیری و انتخاب تجهیزات سالن در آمادگی جهت ارائه همایش مفید، مهم است. بودجه، فضای در اختیار، تعداد شرکت‌کننده‌ها، سهولت استفاده از تجهیزات از جمله عوامل مؤثر در انتخاب تجهیزات هستند.
بنابراین در صورتی که قصد برگزاری همایشی استثنایی را دارید، کلیه عوامل مطرح‌شده را در نظر بگیرید و درنتیجه تجربه‌ای به یادماندنی در ذهن شرکت‌کنندگان ایجاد کنید.
منابع:
مطالب بسیار کاربردی بود
ممنون
به نظر من مهم ترین چیز مساحت و ارتفاع سقف سالن هست