چگونه یک سالن همایش خوب داشته باشیم؟

چطور می‌توانیم سالن همایش خوب داشته باشیم؟ سالن همایشی که با توجه به استاندارهای جهانی ساخته شود، توجه ویژه به زیرساخت‌های آن شده و در تجهیز سالن همایش به نکات ایمنی توجه شود سالن همایش خوب است. چه زیرساختی برای ساخت یک سالن همایش نیاز است؟ استفاده از چه متریالی برای صندلی و سالن همایش بهتر است؟ کدام نکات ایمنی در سالن همایش ضروری است؟ در ادامه به شرح ین موارد می‌پردازیم و نکات مهم در ساخت و طراحی سالن همایش را با جزئیات بیشتری معرفی می‌کنیم.

گاهی عدم توجه به یکی از این نکات سالن همایش خوبی را با ضعف‌هایی مواجه می‌کند. اگر در طراحی سالن همایش به زیرسازی سن توجه نشود رعایت استاندارد در سایر موارد مانند چیدمان صندلی و ارتفاع سقف و غیره مانع از بروز حوادث با نقصان در اجرای برنامه‌ها نمی‌شود زیرا زیرسازی مناسب مهم‌ترین بخش یک سالن همایش یعنی سن و صحنه آن اهمیت ویژه‌ای دارد.

ایمنی در تجهیز و طراحی سالن نمایش

رعایت ایمنی در همه ساختمان‌ها و در طراحی داخلی بناها مورد توجه است ولی در سالن همایش به دلیل تجمع افراد بسیاری در محیط بسته این اهمیت دوچندان می‌شود. اگر آتش‌سوزی در سالن همایش رخ دهد تبعات منفی و خسارات آن بسیار زیاد است. چطور می‌توان جلوی بروز حوادث را در سالن‌های همایش گرفت؟ برای آنکه از حادثه در سالن همایش جلوگیری کنیم باید موارد زیادی را رعایت کرد. توجه به مقاومت سازه در برابر زلزله، ایجاد ورودی و خروجی متعدد و در نظر گرفتن خروجی اضطراری، نصب سنسورهای آتش‌سوزی، در نظر گرفتن محیط مناسب و با دسترسی آسان به خارج از سالن برای افراد با نیازهای ویژه و نصب تابلوهای شبرنگ با رفلکس نور در محوطه و سالن همایش که راه خروج از سالن را نشان می‌دهد از جمله مواردی است که رعایت آن برای ایجاد سالن همایش خوب و ایمن ضروری است.

رعایت استانداردهای طراحی سالن همایش

برای ساخت سالن همایش خوب و سالن آمفی تئاتر استاندار یکسانی دیده نمی‌شود. بر اساس کاربردی که برای سالن در نظر گرفته می‌شود و مخاطبان آن استاندارهای گوناگونی وجود دارد. برای مثال با توجه به تعداد مخاطبان و ظرفیتی مد نظر دارید ابعاد سالن را نیز در نظر بگیرید. این هماهنگی در تعداد مخاطبان و ابعاد سالن با تغییر ظرفیت نیز تغییر می‌کند ولی استاندارهایی نیز برای آن در نظر گرفته شده است برای مثال ۲۷۰ متر مربع برای سالنی با ظرفیت ۲۰۰ نفر و ۱۹۰ متر مربع برای سالن همایشی با ظرفیت ۱۵۰ نفر در نظر گرفته می‌شود. ابعاد و مساحت سالن استاندارهای مختلفی دارد از جمله اینکه برای سالن‌های زیر ۳۰۰ متر مربع، انجام فعالیت‌های خاص برای آکوستیک کردن محیط ضرورت ندارد.

سالن‌های کوچکی با ظرفیت ۷۵ نفر نیز با ابعاد حداقل ۱۲۵ متر احداث می‌شود که این سالن‌های آمفی تئاتر به دلیل ظرفیت پایین نیازی به ورودی و خروجی متعدد ندارند؛ بنابراین با توجه به کاربرد سالن و ظرفیت آن استاندارهای متفاوت است و ضروری است برای داشتن یک سالن همایش خوب این استاندارهای لازم رعایت شود. برخی از استاندارهای نیز برای همه سالن‌ها یکسان است. برای مثال بهتر است در سالن حداقل ۸۵ سانتی‌متر عرض داشته باشد و درهای ورودی و خروجی سالن از داخل برای مخاطبان قابل رؤیت باشد.

نورپردازی سالن همایش خوب

در یک سالن همایش نورپردازی مناسب اهمیت ویژه‌ای دارد. حضار باید به راحتی سخنران را ببینند و اگر اجرا و نمایشی بر روی صحنه است به راحتی جزئیات آن را تشخیص دهند. نورپردازی در سالن اصلی نیز اهمیت دارد زیرا نور باید به شکلی بر سالن بتابد که چشم را آزار ندهد و از تمرکز توجه بر روی سن و صحنه نکاهد ولی امکان گذر و عبور افراد را نیز میسر کند. تنظیم نور هم برای کل صحنه و هم برای بخش سالن از پیش برنامه‌ریزی می‌شود و لازم است تجهیزات نور مناسب برای نورپردازی در سالن به کار رفته باشد و متخصص نور نیز در اتاق فرمان یا اتاق کنترل در زمان مناسب نور را مدیریت کند. از جمله نکات قابل توجه در نورپردازی سالن همایش خوب می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• انتخاب نور مناسب و هماهنگ با دکوراسیون داخلی سالن

• اطمینان داشتن از نور مناسب و کافی در هنگام ورود حضار

• نورپردازی مناسب در زمان اجرای برنامه برای جلوگیری از اختلال تجربه بصری

• روشنایی کافی در زمان خروج مخاطبان

• استفاده از سیستم نور تخصصی و تجهیزات مناسب نور، پروژکتورها و نورافکن‌ها

• تسلط تکنسین و کارشناس اتاق فرمان به مدیریت سیستم نورپردازی

اهمیت کیفیت صدا

برای ایجاد مراسمی مناسب و عالی تجهیزات و کیفیت صدا به اندازه نورپردازی اهمیت دارد. در یک سالن همایش خوب تجهیزات مناسب صدا، جلوگیری از ورود صداهای مزاحم به روش‌های مختلف و توجه به یکنواختی پخش صدا تجربه مناسب و دل‌چسبی برای مخاطبان ایجاد می‌کند. کیفیت پایین صدای پخش شده بهترین سخنرانی را نیز دچار اخلال کرده و توجه حضار را بر هم می‌زند. در ساخت سالن همایش خوب از دیوارپوش‌ها و کف‌پوش‌های آکوستیک استفاده می‌شود تا با ایجاد یک لایه عایق خارجی صدا از ورود هر گونه صدای مزاحم در طول مراسم جلوگیری شود. در ساخت سالن‌های بزرگ آمفی تئاتر سازه اصلی را به شکل و در ابعادی می‌سازند که از انعکاس صدا بر روی صحنه جلوگیری شود.

یک روش رایج برای جلوگیری از انعکاس صدا ساخت سقف مقعر است. روش‌های دیگری نیز در معماری ساختمان به جهت جلوگیری از انعکاس نامناسب صدا وجود دارد. یکی از صداهای مزاحم داخلی در سالن‌های آمفی تئاتر صدای تجهیزات و تأسیسات است و لازم است این موارد در چنین سالن‌هایی بدون صدا باشند. به هر روش ممکن باید از ورود صدای تهویه هوا، سیستم تأسیسات گرمایشی، آسانسورها و سرویس بهداشتی به داخل سالن جلوگیری کرد. عایق‌های صدای داخلی می‌توانند در این کار کمک‌کننده باشند.

تهویه هوا در سالن همایش خوب

تصور کنید صدا با کیفیت فوق‌العاده و نورپردازی به حرفه‌ای‌ترین شکل ممکن انجام شود ولی تهویه مناسب هوا در سالن وجود نداشته باشد. سیستم گرمایش یا سرمایش به درستی کار نکند و هوای مطبوعی در جریان نباشد. قطعاً حضار یکی یکی جمع را ترک می‌کنند. چرا تهویه هوا در سالن همایش خوب اهمیت ویژه دارد؟ در محیط‌های کوچک اگر از سیستم تهویه هوا استفاده نشود و یا اگر دمای هوا مناسب نباشد روش‌هایی برای حل مشکل وجود دارد.

در یک اتاق کنفرانس ده نفره که دمای هوا بالا است با باز کردن پنجره‌ها می‌توان دمای هوا را کاهش داد ولی در یک سالن همایش بزرگ چنین امکانی وجود ندارد و علاوه بر آن حضور افراد زیاد میزان اکسیژن هوا را کاهش می‌دهد. در فضایی که بیش از ۴۰۰ نفر تنفس می‌کنند عدم کارایی مناسب سیستم تهویه هوا قطعاً مشکلات بزرگی را ایجاد می‌کند. چه در هنگام تأسیس یک سالن همایش خوب و چه پیش از اجرای برنامه و مراسم لازم است به تهویه هوا و سیستم سرمایش و گرمایش توجه شود.

دسترسی مناسب سالن

یک سالن همایش خوب دسترسی مناسبی دارد. در همایش‌های بزرگ افراد مختلف از اقشار مختلف به همایش دعوت می‌شوند و لازم است دسترسی مناسبی به سالن مورد نظر وجود داشته باشد. مرکزیت سالن همایش و دسترسی راحت توسط وسایل نقلیه عمومی و وسایل نقلیه شخصی به مکان سالن و پارکینگ مناسب به تعداد ظرفیت سالن همایش نیز یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سالن همایش خوب است. اگر دسترسی به سالن به راحتی میسر نباشد ممکن است مدعوین کمترین در همایشی که برای آن زحمت کشیده می‌شود حضور پیدا کنند و حتی سخنران‌ها نیز دعوت به سخنرانی را نپذیرند.